Av.Ali Mert KARAKILÇIK
GENEL KURULU TOPLANTIYA ÇAĞRI ŞEKLİ
TTK’nın 414’üncü maddesi kapsamında genel kurul toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. Düzenleme pay sahiplerinin toplantıdan uzak tutulmasını engellemek açısından kamu düzenine ilişkin ve kesin emredici bir hükümdür[1].
Genel kurulun toplantıya çağrı şekline ilişkin bu düzenleme gereği çağrı işlemleri, hem ana sözleşmede gösterilen şekle, hem var ise ortaklığın internet sitesinde hem de Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinde yayınlanan ilanla çağrılır. Yani bu şartlar seçimlik şartlar değil kümülatif şartlardır[2].
Bu kapsamda genel kurulu, ancak kendisine kanun veya esas sözleşmede belirtildiği şekilde[3] yetkili organ ve kişiler toplantıya davet edebilir. Bunun dışında hiç kimse genel kurul çağrısını gerçekleştiremez[4]. Bu kişilerce genel kurul çağrısında toplantı yeri, zamanı, gündemi ve katılma koşulları ilan veya mektup şeklinde yazılı bir irade beyanıdır[5]. Bu irade beyanının pay sahiplerine ya da temsilcilerine yöneltilmesi zorunlu olmakla birlikte bu kişilere ulaşmış olması veya ulaştığının belgelenmesi zorunlu değildir. Zira iyi niyetle yapılan çağrının muhatabına ulaşmamış olması çağrıyı sakatlamaz[6].
Bu kapsamda genel kurul toplantılarına kural olarak bütün pay sahiplerinin katılımını sağlamak, pay sahiplerinin genel kurulda görüş ve oyları ile şirket faaliyetlerini ve genel kurulun alacağı kararları yönlendirmesine imkan tanımak gerekir. Bu nedenle de genel kurul gündeminden tüm pay sahiplerinin haberdar edilmesi lazımdır[7]. TTK’nın 339/2-h bendi gereği genel kurul toplantısına çağrının şekli şirket ana sözleşmesinde bulunmalıdır.
Yapılacak ilanın içeriğinde ve pay sahiplerine gönderilecek davet yazılarında toplantı günü ve saati, tereddüde mahal vermeyecek şekilde toplantı yeri, gündem, gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değiştirilmesi planlanan madde/maddelerin eski ve yeni şekilleri, genel kurul çağrısının hangi organ ya da kim tarafından yapıldığı, ilk toplantının gerçekleştirilememesi halinde ikinci toplantının nerede ve ne zaman gerçekleştirileceği, olağan toplantıda yıllık faaliyet raporu ile finansal tabloların ortakların incelenmesine hangi adreste açık bulundurulduğu bilgileri yer almalıdır[8]. Çağrı ilan ve mektuplarında ortaklık ünvanı gösterilmemiş ya da anlaşılamıyorsa, bu çağrı üzerine gerçekleştirilen genel kurulda alınacak kararlar yok hükmündedir[9].
TTK’nın 416’ncı maddesi istisna olmak kaydıyla genel kurula çağrı Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinde ilan edilmeden ve pay defterinde yazılı pay sahiplerine ya da pay sahibi olduğunu belgeleyen pay sahiplerine çağrı mektubu gönderilmeden ortada geçerli bir çağrı olmayacağından, böyle bir çağrı olmadan toplanan genel kurulda alınacak kararlar da yoklukla maluldür[10].
Toplantı yeri ve zamanı çağrı ilan ve mektubunda yeterli şekilde gösterilmediği takdirde genel kurulda alınacak kararlar iptal edilebilirlik yaptırımına tabidir[11]. Toplantı ilan ve mektubunda toplantı yeri olarak sadece bir il, ilçe, köy ya da kasaba gösterilmişse, ilan ve mektupta toplantı yer ve zamanı hiç belirtilmemişse, toplantı yer ve zamanı belirtilmekle birlikte toplantı zamanı olarak uygun bir zaman seçilmeyip Pazar günü, dini bayram günü ya da gece vakti seçilmişse bu toplantıda alınacak kararlar iptal edilebilirlik yaptırımına tabidir[12].
Genel kurul çağrısının ilanı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılmalıdır. Şayet ilan bir gazetede yapılmışsa iki haftalık süre, son ilanın yapıldığı günden itibaren işlemeye başlayacaktır[13]. Aksi takdirde genel kurulun usulüne uygun çağrılmadığı sonucu ortaya çıkacaktır. Ayrıca pay defterine yazılı pay sahipleri ile ortaklığa önceden pay senedi ya da pay sahipliğini ispatlayacak belge ibraz ederek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla gönderilir. Basit bir mektupla, e-mail ya da faksla pay sahipleri genel kurula davet edilemez[14]. Olası ihtilaf halinde iadeli taahhütle genel kurula davet edildiğini ispat yükü ortaklık tüzel kişiliğine aittir[15]. Düzenlemede adı geçen pay defterinde yazılı pay sahiplerinden kasıt, senede bağlanmamış çıplak pay sahipleri ile nama yazılı hisse senedi sahipleridir. Ayrıca TTK’nın 486/2 hükmü gereği ilmühaberlere kıyas yoluyla nama yazılı pay senetlerine ilişkin hükümler uygulanacağından ilmühaber sahiplerinin de toplantıya davet edilmesi gerekmektedir[16]. Bundan başka düzenlemeden anlaşıldığı üzere ortaklığa pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayacak belge veren hamiline yazılı hisse senedi sahiplerinin de toplantıya çağrılması gerekir. Pay sahipliğini ispatlayacak belgeden kasıt, noterden veya bankalardan alınan ortak olunduğuna ilişkin belgelerdir[17]. Hamiline yazılı pay senetleri bakımından TTK’nın 415’inci maddesinde özel düzenleme mevcuttur. Bu kapsamda hamiline yazılı pay senedi sahipleri genel kurul toplantısından en geç bir gün önce senetlere zilyet olduklarını ispatlayarak giriş kartı alırlar ve bu kartları ibraz ederek genel kurul toplantısına katılabilirler[18].
Pay sahiplerinin genel kurulda oylarını bilinçli bir şekilde kullanabilmeleri için şirket işlerine dair geniş bilgiye sahip olmaları gerekir. Yoksa yalnızca gündemi bilerek genel kurula katılmaları yeterli değildir[19]. Bu kapsamda TTK’nın 437/1’de finansal tablolar, konsolide finansal tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisinin, genel kurulun toplantısından en az onbeş gün önce, şirketin merkez ve şubelerinde, pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulması gerektiği, bunlardan finansal tablolar ve konsolide tabloların bir yıl süre ile merkezde ve şubelerde pay sahiplerinin bilgi edinmelerine açık tutulacağı, her pay sahibi, gideri şirkete ait olmak üzere gelir tablosuyla bilançonun bir suretini isteyebileceği hükme bağlanmıştır. Bu hükme uyulmaması TTK’nın 446’ncı maddesi kapsamında genel kurul kararının iptali sonucunu doğurur[20].
Kanun pay sahiplerine genel kurula çağrı amacıyla gönderilecek iadeli taahhütlü mektupların hangi süre içerisinde tebliğ edilmesine gerektiğine dair bir düzenleme içermemektedir. Ancak bu tebliğin de ilan için öngörülen genel kurul tarihinden iki hafta önce gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde genel kurul kararları iptal edilebilecektir. Ancak ortaklara gönderilen çağrının adreste bulunamaması nedeniyle iade dönmesi halinde tebligat yine de yapılmış sayılacaktır. Zira ortaklığa usulüne uygun tebligat olanağı sağlamak pay sahiplerine ait bir külfettir[21].
Dolayısıyla geçerli bir çağrının varlığı için çağrı bütün pay sahiplerine yapılmalı, kanun ve ana sözleşme kapsamında görevli ve yetkili organ ya da kişilerce yapılmalı, şekil ve özü yönünden her pay sahibinin anlayabileceği içerikte olmalıdır[22].
[1] MOROĞLU, s.100.
[2] ŞENER, s.475.
[3] MOROĞLU, s.79.
[4] ŞENER, s.463.
[5] MOROĞLU, s.79.
[6] MOROĞLU, s.80.
[7] PULAŞLI, s.364.
[8] PULAŞLI, s.365.
[9] MOROĞLU, s.103.
[10] MOROĞLU, s.100. ; Aynı yönde Yargıtay Ticaret Dairesinin 24.11.1969 gün ve E. 4169, K. 912.
[11] MOROĞLU, s.103.
[12] MOROĞLU, s.105.
[13] ŞENER, s.475.
[14] ŞENER, s.476.
[15] ŞENER, s.476.
[16] ŞENER, 476.
[17] ŞENER, s.476.
[18] ŞENER, s.487.
[19] PULAŞLI, s.365.
[20] PULAŞLI, s.365.
[21] ŞENER, s.477.
[22] MOROĞLU, s.80.